2009年2月12日木曜日

ほぼ日手帳をとことん使いこなす3つのポイント

先日、ほぼ日手帳spring 2009を手に入れました。ほぼ日歴も2年目に突入するということで、今の自分の手帳の使い方をまとめてみました。この1年間使いながら、改良を続けて出来上がったこだわりの使い方になってます。

それでは、さっそくいってみましょう!


【基本装備】

・ほぼ日手帳Spring
・文庫本用ブックカバー
・専用下敷き
・4色ボールペン
・デイリーメモ


・文庫本用ブックカバー

以前記事にした通り、私はほぼ日の専用のカバーは嵩張るので使わず、代わりに文庫本用ブックカバーを使っています。栞もついているタイプを選んでいるので、毎日挟み込んで使っています。これで毎日のページへのアクセスは一瞬です。東急ハンズで購入。

・専用下敷き

ほぼ日サイトで解説されている通り、『ほぼ日の下敷き』はペンの筆圧を吸収するとともに、すべりにくい材質を選んで作られています。このこだわりのお陰でボールペンでの書き込みが非常にスムーズです。B5やA4サイズの下敷きを作れば爆発的に売れるのではないかとひそかに考えたりしてしまうほどです。(笑)

・4色ボールペン

私はボールペンは、ZEBRAの『Clip-on-Slim』しか使いません。なぜなら、このボールペンは書きはじめの“かすれ”が非常に少ないという特徴があります。この『Clip-on-Slim』を使って『ほぼ日の下敷き』を敷いた『トモエリバー』への書き味は抜群です!ちなみに、『トモエリバー』とは、ほぼ日のこだわりの1つで、手帳に最も適した材質なのだそうです。

余談ですが、『Clip-on-Slim』があまりに書きやすいのでLoftで10本くらい購入して、まわりの方にお配りしているくらいです。実は、小川 晶子さんや大森 陽介さんにもお渡ししたのがこのボールペンなのです。

・デイリーメモ

これはto do list, doing listのメモ用紙です。メモ帳まで持ち歩くのは面倒だし、重たいので、ほぼ日手帳に挟めるA6サイズのメモ用紙を使っています。このメモには、シリアルNoとして、日付をスタンプしてあり、思いつく度にこの一枚に書き込んでいきます。日付をスタンプしているのは、いつに発生したto doかが分かるようにしていると同時に、必ず同じメモ用紙を使う習慣にするためです。

 このメモについては、次回のノート術の記事で詳細に解説することにします。


【前準備】

・タイムゾーニング
・分単位の記入


左が、基本的なほぼ日手帳のレイアウトです。右に描いているように、私は手帳を使う前に2つ手を加えています。ちなみに、今回はExcelでほぼ日レイアウトを作ってみました。

・タイムゾーニング

私は仕事に費やす平均時間は8時間〜10時間と決めています。もちろん12時間以上働き続けることもありますが、自分は1週間で能力を最大限に使うためには、1日8時間くらいが丁度良いようです。

タイムゾーニングとは、予定の有無にかかわらず、仕事とプライベートの時間帯を分けることを意味します。タイムゾーンを分けることによって、まずは数値的にワークライフバランスを作り上げています。もちろん、時間だけでなく精神的にもバランスは保つ必要はあります。ですので、仕事が進んでいないと感じた場合は、必要に応じて自宅でも軽く仕事をすることもあります。

吉越さんも勧められている通り、ワークライフバランスを維持することは、肉体的にも精神的にも大切なことです。

・分単位の記入

ほぼ日手帳では、縦に時系線が描かれていて、ひとマスが1時間になっています。私は真ん中付近に縦に引かれている濃い線の左側を“予定”として、右側を“日誌”として使っています。ひとマス1時間は、おおまかに予定を立てるには十分なのですが、“日誌”として作業経過時間を書き留めるにはやや不便です。そこで私は、線の右側上部分に6分間区切りで時間を追記しています。なぜ6分なのでしょうか?それについては、次の【使い方の3つのポイント】で解説します。


【使い方の3つのポイント】

1.予定の記入
2.作業日誌の記入
3.to do list欄

■ 左側がウィークデーの記入例で、右側が休日の記入例です。



■ 拡大しました。

1.予定の記入

私は1日のページの左半分を予定欄にして使っていることは前に説明しました。この部分に、ミーティング等の予定を記入していきます。他人とともに行う予定以外の時間は、サイズに合わせて仕事内容の順番を考慮しながら、効率的にタスクをこなすようにしています。

また、私の予定管理はほぼ日が中心です。これまでスケジュールを電子化したり、オンラインで管理したりと試行錯誤してきました。その結果、現時点では私はほぼ日手帳を使うのが一番いいという結論に達しました。

卓上カレンダーやGoogleカレンダーには、必要に応じて転記していくようにしています。特に、Googleカレンダーは仕事仲間や家族との予定の共有に便利です。また、Googleにはアラート機能があるので、重要な予定には携帯やメールへ予定を知らせてもらっています。卓上カレンダーやGoogleカレンダーには書き込まない予定もあるので、あまり同期させることには固執しないようにしています。

2.作業日誌の記入

なぜ6分なのでしょうか?それは、このブログでも紹介した高島 徹治さんの『40歳からの人生を変える1日10分速読勉強法 』で6分単位で働く弁護士さんのエピソードにおどろき、それから使っています。作業中はデジタ ル時計を見ながら、自分が作業に使った時間を“ある程度”正確に記録するようにしています。これで、次回作業をするときの目安になります。

3.to do list欄

しばらく手帳を使っていると、空白の部分が同じところに発生することがわかりました。そのままほっといても良いのですが、何か有効に活用出来ないかと考えて思いついたのが、to do list欄の作成です。私の場合は、毎週日曜日の深夜の時間帯に毎週ほぼ書き込むことがないので、この部分を蛍光ペンでくくってしまってメモゾーンにしてしまったのです。

このメモゾーンには、先に説明したデイリーメモとは少し違うメモを記入するようにしています。デイリーメモには日々やらなくてはいけないことをリストアップします。それに対して、このメモゾーンには、1週間〜1ヶ月後先に、やらなくてはいけないこと、考えておくべきことを少しだけ記入しています。毎週日曜日に記入していくことで、自分の考えていたことが時系列に保存されていくという仕組みです。この部分を見返すだけでも、思い出し効果は抜群に上がります。

以上、【使い方の3つのポイント】をおさらいします。

1.予定ゾーンと日誌ゾーンに分けて使う。
2.日誌ゾーンは分単位で作業記録を付ける。
3.1週間毎の思考記録をメモする。




■ 実際の手帳の様子です。
マインドマップと一緒で、カラフルな方が後から見るときも楽しいですよ♪


【関連記事】

● ほぼ日手帳2009 springを手に入れました
● ほぼ日手帳の秘密
● ほぼ日手帳+ブックカバー

● 仕事が速くなるプロの整理術
ワークライフバランスを保つ大切さについても書かれている吉越浩一郎さんの本です。

● 40歳からの人生を変える1日10分速読勉強法
6分単位の時間管理は高島 徹治さんの本に由来します。

● 仕事で差がつくメモ術・ノート術
私のノートの取り方についても記事にしています。


【参考サイト】

* ほぼ日刊イトイ新聞 - ほぼ日手帳2009
大人気なんですね。売り切れているところも多いようです。

* ZEBRA | ゼブラ株式会社 | クリップ-オン スリム - Clip-on Slim -
このボールペンは、書きやすさとスリムさを兼ね備えています。完璧ですね。

* ほぼ日手帳に6分単位メモ|デキる人の手帳術・メモ術
小川 晶子さんのブログでご紹介いただきました。

* さむらいコピーライティング道
小川 晶子さんのブログです。

* 【自己研磨ブログ】大森陽介の「成功へのアウトプット!」
大森 陽介さんのブログです。


【参考書籍】

1.ほぼ日刊イトイ新聞 ほぼ日手帳公式ガイドブック あなたといっしょに、手帳が育つ。 2008

2.ほぼ日手帳の秘密 2007

3.ほぼ日手帳の秘密—10万人が使って、10万人がつくる手帳。


【ひとこと】

 先日、友人と飲んでいたときに手帳の使い方の話になりました。それで自分の手帳の使い方を見せながら説明したところ、友人はとても熱心に聞いてくれました。なんだかすごく嬉しくなりました。小川 晶子さんのインタビューでは語りきれなかった『ほぼ日の使い方』を存分に説明出来たと勝手に満足しています(笑)。ご意見・ご質問どうぞコメントください。お待ちしております。


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2 件のコメント:

小川晶子 さんのコメント...

うわーすごい!感動的に美しくまとめられましたね!
「デキる人の手帳術・メモ術」にも、こちらのページのリンクも貼らせてもらいますね☆

chample さんのコメント...

小川晶子さま

ありがとうございます!
今回はちょっと気合いを入れて作ってみました。

リンクありがとうございます。

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